Doküman düzenleme döngüsü
Bilgi Teknolojileri, Liderlik Yöneticilik, Proje Yönetimi, İŞ'te Hayat Yorum yok »Yine çok eski çağlarda bir adam yaşarmış. O adam ‘virgül koyalım komutanım’ hikayesinde olduğu gibi askere gitmiş, üst makamlara yapılacak sunumların hazırlanması paralelinde bir takım raporlar, bildirilerde hazırlanıyormuş görev yaptığı birimde.
Yaşanan şu ki, konunun yıllardır içinde olan komutanlar bu konularda hassasiyetlerini o derece ilerletmişler, öylesine uzmanlaşmışlar ki kendi yazdıkları dokümanları defalarca değiştirip yine başa dönebiliyorlarmış. Bir doküman hazırlanıyor, genç subay onu gidiyor bilgisayarda düzenliyor çıktısını alıyor geliyor komutanına gönderiyor incelemesi için(son bir gözden geçirme adı altında). Tabi içerik kısmını tamamlamış olduğunu unutarak(muhtemelen unutarak başka niye olsun ki) tasarımına, biçimine bakması gerekirken komutan bir şekilde dokümanın içeriğine savaş açar nitelikte bir düzenleme yaparak çiziyor, farklı kalemlerle değiştiriyor, notlar yazıyor kenarına. Sonra tekrar genç subaya veriliyor, o gidiyor ilgili değişiklikleri bilgisayarında yapıyor ve evet yeniden çıktısı alınıyor yeniden inceleniyor J üstelik bu işlemler hiç usanmadan, hiç sıkılmadan tam bir titizlikle yapılıyor, herhangi bir zaman kısıtı ise genellikle olmuyor, olduğunda ise zaten haftalar öncesinden çalışmalar başlatılıyormuş. Çok eski çağlarda olduğundan olacak ki kimsenin acelesi yok, olacaksa tam olsun, temiz olsun, mükemmel olsun, uzaya uydu fırlatma hassasiyetinde adeta
Ancak bir süre sonra genç subay fark etmiş ki dokümanın boyutu büyüdükçe ancak ilk kısımlar yoğun inceleniyor, çok fazla düzeltmeler yapılıyor ancak ilerleyen kısımlarda çok az değişiklik yapılıyor. 80/20 kuralı o dönemlerde bile işlemekteymiş demek ki. Yani ilk kısımları ne kadar düzenlerseniz düzenleyin, isterseniz proaktif davranıp muhtemel olabilecek değişiklik ve düzelmeleri öngörüp kendisi yapsa bile o kısım muhakkak bir(en az) değişikliğe uğruyor. İleri kısımlarda ise belirtilen değişiklikler yapılmamış bile olsa yeniden incelendiğinde fark edilmeyebiliyormuş. Ne kadar ilginç değil mi. Ve çok zaman doküman o kadar değişikliğe uğramaktaymış ki ilk başladığı şekline defalarca uğradığı oluyormuş değişim esnasında. “Doküman düzenleme döngüsü” adı altında bir danışmanlık ve eğitim konusu olabilirdi şimdilerde olsaydı bu durum.
Neyse ki günümüz iş dünyasında ne kamu, ne özel sektör kuruluşlarında bu tür durumlar yaşanmamakta, sunumlar, dokümanlar olması gerektiği kadar incelenip düzenlenmekte ve sadece olması gerektiği seviyede üzerinde vakit ve işgücü sarf edilmekte. O eski çağlarda yaşanan durumlar günümüz iş dünyasında yaşanmamakta çok şükür…
Aslına bakarsanız tam yaşadığımız döneme işaret etmekle birlikte sanıyorum ki çok eskilerden beri var olan bir şey, bilgi dâhil her şeyin, cilalandığında sanki olduğundan daha yararlı, olduğundan daha hünerli ve olduğundan daha değerli gibi sanılması yanılgısı.
Guncel Yorumlar